Administrative Advanced- Executive Assistants

664964MEX-Ciudad de México

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CBS – Asistente Ejecutiva

Únase a nuestro equipo de Servicios corporativos esenciales (CBS) y ayudará a respaldar importantes funciones de facilitación corporativa que mantienen el sólido trabajo de nuestra organización. Como profesional de CBS, trabajará en todos los equipos para brindar el conocimiento, los recursos y las herramientas que ayudan a EY a brindar una atención de calidad excepcional a nuestros clientes, triunfar en el mercado y respaldar el crecimiento y la rentabilidad de EY. Los equipos principales dentro de CBS incluyen Finanzas, Tecnología de la información, Recursos Humanos, Servicios de respaldo empresarial, Marca, marketing y comunicaciones, Desarrollo corporativo, Gestión de riesgos y conocimiento.

 

La oportunidad

Brindar apoyo asistencial Socios y directores, cumpliendo con las políticas internas establecidas por la Firma, con el objetivo de facilitarles el cumplimiento de sus tareas diarias y el alcance de los objetivos propuestos. La asistente utiliza la experiencia, habilidades técnicas y comprensión actual de las políticas, procedimientos y prácticas organizacionales de tal forma, que sus aportes agreguen valor administrativo a las tareas que desarrollan. La asistente también puede recopilar, y analizar datos moderadamente complejos y coordinar proyectos/plazos directamente o a través de otros.Sus responsabilidades
  • Administrar y programar calendarios, reuniones, eventos y webex, así como realizar llamadas nacionales o internacionales. Organizar llamadas y reuniones grupales, utilizando también Auris. Tramitar viajes, hospedajes, traslados y la logística que sea requerida para las visitas o actividades del equipo (Socios y Directores) a los que apoya, utilizar eficazmente las herramientas para viajes y reserva de salas de reuniones de la firma por medio de EY Reserve, siguiendo políticas y procedimientos para hacer arreglos de viajes/reuniones (hospedajes y traslados), confirmar los detalles y crear itinerarios. Apoyar a los Socios en solicitudes especiales, así como el trámite de inscripción a cursos o seminarios.
  • Preparar eficazmente los informes de tiempo semanal y gastos para Socios y Directores, siguiendo las políticas y procedimientos, responder preguntas del auditor y reclasificaciones del código de proyecto por medio de las herramientas específicas de la línea de servicio o en toda la firma, como por ejemplo, gastos globales (GT&E)

 

  • Asistir y aplicar la marca de la firma y guía de la correspondencia para dar formato o editar cartas, informes y correspondencia desde la etapa de borrador hasta que esté listo para el emisión y entrega al cliente (mensajería o Courier), así como mantener los documentos en los servidores y repositorios adecuados de archivos, conocer y adherirse a las políticas de retención de registros de EY

 

  • Desarrollar proactivamente relaciones con el cliente interno así como proveedores de aerolíneas, hoteles, transportes para apoyar en alguna solicitud especial.

 

  • Conocer el funcionamiento de los equipos tecnológicos de las salas de reuniones del país en que se encuentra o consultar al personal de IT en caso de ser necesario.

 

  • Apoyar en las solicitudes de cotizaciones para determinar y recomendar las soluciones más rentables para completar las tareas o eventos.

 

  • Aplicar y compartir el conocimiento obtenido acerca de los procesos de trabajo, los recursos, estructura y negocio de la firma/líneas de servicio/grupo funcional

 

  • Coordinar llamadas que soliciten Socios, Senior Manager y Manager de la línea correspondiente.

 

  • Apoyar y guiar a los colaboradores en las consultas para el registro de las relaciones de negocio en la herramienta de evaluación. (BRET), tramite de alta de proveedores y ordenes de compras por medio de Thoth y del área respectiva

 

  • Brindar servicio al cliente interno y externo evacuando las consultas, realizando la búsqueda y envío de documentación física o digital, asegurando que el usuario cuente con lo que necesita de forma oportuna.

 

  • Actualización de la base de datos del personal en Excel y mantener los sistemas de archivos de la línea aplicando las normas correspondientes, entre otros, con la finalidad de localización y consulta de datos o documentación cuando se requiera.

 

  • Formar parte de la Brigada de Emergencia de la oficina en la que se encuentra.

 

  • Otras tareas afines al puesto.

 

Habilidades y atributos para el éxito

  • Facilitar la labor de los directivos/equipo asistidos para que logren sus objetivos y metas con mayor efectividad.
  • Construcción de confianza que a su vez va posibilitando la proactividad e iniciativa del ocupante del cargo.  Debe ir ganando los espacios de participación con su compromiso y creatividad, tomando así decisiones fundamentadas en el análisis responsable del impacto y repercusión que pueda generarse en cada situación.
  • Atención de múltiples jefes del puesto representa un desafío, ya que cada socio tiene su forma de gestión de trabajo, por lo que el ocupante debe ser flexible y adaptarse a las exigencias de cada jefe. Es relevante conocer a cada una de las personas que se asiste, saber de sus preferencias, personalidades y necesidades.  El ocupante del cargo debe tener la habilidad de gestionar cada relación de forma particular; esta habilidad se desarrolla con la experiencia y madurez. Debe ser organizado y confiable para el manejo de asuntos confidenciales y personales de los que atiende
  • Proactividad en la investigación requerida, la capacidad para visualizar las relaciones e impacto de las alternativas identificadas, requiere de la identificación de recursos, organización, la responsabilidad y el compromiso para una exitosa ejecución.
  • Amabilidad en el trato a los demás, la atención y el cuidado personal son indispensables en este puesto, ya que transmiten la imagen de la gerencia y de la compañía no solo externamente sino también a nivel interno. El ocupante se convierte en el modelo para otras asistentes.
  • Dispuesto a laborar fuera de la jornada de trabajo en horario flexible.
  • Las decisiones en este puesto son tomadas dentro de la confianza adquirida considerando las políticas y procedimientos administrativos de la Firma tales como la Política de liquidación de gastos, Política de Manejo de la tarjeta de crédito, Política de viajes y lineamientos de su jefe, entre otras.

 

Para ser exitoso en el puesto es necesario

  • Técnico profesional en secretariado ejecutivo o estudios en administración de empresas.
  • Más de 5 años de experiencia
  • Experiencia deseable en multinacionales
  • Inglés Avanzado
  • Manejo del sistema Office (Excel, Word avanzado, Power Point básico, Skype, Outlook, entre otros)
  • Deseables conocimientos básicos de contabilidad y finanzas
  • Excelentes habilidades de comunicación y negociación y un enfoque de colaboración para la gestión
  • La flexibilidad para aprender y adaptarse constantemente en un entorno acelerado

 

Adicionalmente, debe tener

  • Iniciativa / Proactividad
  • Habilidades de planificación, coordinación y control
  • Manejo de la presión
  • Habilidad de organización
  • Confidencialidad
  • Trabajo en equipo
  • Liderazgo
  • Entrega de servicios de calidad (Atención al detalle, Capacidades administrativas)
  • Desarrollo de negocios (Orientación al cliente)
  • Dar coaching y ayudar al desarrollo de otros.
  • Conocimiento del negocio
  • Comunicación e influencia (Habilidades sociales, Diplomacia, Tacto)

 

Que estamos buscando

Nos interesan los líderes con una visión creativa genuina y la confianza para hacer que suceda. Puede esperar mucha autonomía en este role, por lo que también necesitará la capacidad de tomar la iniciativa y buscar oportunidades para mejorar nuestras relaciones y procesos actuales. Que ofrece EYSi se une a EY, le ofrecemos un paquete de compensación competitiva en el que se le recompensará en función de su rendimiento y se le reconocerá por el valor que aporta a nuestro negocio. Además, ofrecemos
  • Apoyo y capacitación de algunos de los mejores colegas de la profesión
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Acerca de EYSomos un líder global en servicios de seguros, impuestos, transacciones y asesoramiento, contratamos y desarrollamos a las personas más apasionadas en su campo para ayudar a construir un mejor mundo laboral. Esto comienza con una cultura que cree en brindarle capacitación, oportunidades y libertad creativa para mejorar las cosas. Para que cada vez que se una, sin importar cuánto tiempo se quede, la excepcional experiencia EY dure toda la vida.Si puede demostrar con confianza que cumple con los criterios anteriores, contáctenos lo antes posible.Únase a nosotros para construir un mundo laboral mejor. Para aplicar seguir los pasos adjuntos.